Ouverture et fermeture de la MiniCoop : Différence entre versions

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==Ouverture du local==
 
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/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir obligatoirement planning@lacoopducoin.fr ou de préférence par sms au 06 64 74 13 91.
 
  
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===Comment ouvrir la première porte ?===
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'''/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir d'URGENCE :'''
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Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille.
+
*En envoyant un e-mail au planning@lacoopducoin.fr
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Si la personne ne vous a pas remis de clé : utiliser le numéro et l’adresse qu’il vous aura donnés pour récupérer la clé.
+
*Ou en prévenant la responsable planning, de préférence par sms au 06 64 74 13 91
  
−
===Comment ouvrir la porte arrière de la boutique ?===
 
−
Ouvrir la boite aux lettres et récupérer la clé, sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte). En sortant de l’immeuble se sera la première porte à droite.
 
  
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/!\Vérifier que la porte se ferme bien derrière vous, par contre attention à ne pas ressortir et laisser les clés dedans  car la porte du local se rouvrira pas.
+
==Transmission des clés==
 +
*'''Organiser la transmission de clés avant de venir faire votre créneau de fin de journée'''<br/>
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*Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les «responsables des clés de secours» en cas d’impossibilité de votre part ou de la personne qui fera l'ouverture suivante. <br/>
 +
*'''La personne qui fait le créneau du soir est responsable de la bonne transmission des clés, elle doit trouver une solution.'''
  
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===Comment déconnecter l’alarme ? ===
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=Ouverture=
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=> pas encore actif, passer à l’étape suivante
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==Ouverture du local==
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Aller tout droit et taper le code individuel de l’alarme
 
  
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===Comment ouvrir la porte de devant (côté client/rue) ?===
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===Ouverture de la première porte===
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A droite de l’entrée du magasin sur la colonne de la vitrine, éteindre le voyant rouge pour déverrouiller la porte coulissante automatique.
+
Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille.
 +
Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;) [[Ouverture et fermeture de la MiniCoop#Transmission des clés|(Voir la partie transmission des clés)]]
  
−
Ressortir côté rue puis ouvrir le rideau métallique (manivelle manuelle) puis ouvrir les volets dans le bureau et la salle de pause.
+
===Entrer dans le local de la MiniCoop===
  
−
==Mise en route==
+
Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).<br/>
 +
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.
  
−
*Allumer la caisse, la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.
+
'''Veillez à bien refermer derrière vous et attention à ne pas ressortir sans les clés''', toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/
−
*Si votre binôme est absent-e et que vous n'avez pas ses coordonnées, vous pouvez aller sur le pc du bureau, ouvrir l’outil GRR et contacter la personne manquante (grâce au [[fichier contact des adhérents]].
 
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*Si son absence se confirme, notez-le dans le [[carnet de bord des adhérent-e-s]], avec la raison si vous avez pu joindre la personne.
 
−
*Vérifier les messages sur le carnet de bord pour vous tenir informé des notes des permanences précédentes.
 
  
−
==Réception des marchandises (uniquement le jeudi matin)==
+
*En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte les boutons correspondants à l'allumage des lumières*
−
===Vérifier dans la boîte mail si de nouveaux bons de commande===
 
−
Entre le samedi soir et le jeudi, des commandes peuvent avoir été envoyées, si c'est le cas vous pourrez imprimer le bon de commande, le déposer dans la bannette prévue dans le bureau, et classer l'e-mail dans le dossier « BC imprimés ».
 
  
−
[photo bannette]
+
==Points de contrôles avant ouverture==
−
[capture dossier boîte e-mail]
 
  
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==Accueil des fournisseurs / livraisons==
+
===S'informer des informations transmises la veille===
−
===Pointage des marchandises :===
 
−
*Vérification concordance entre BL fournisseur et bon de commande de la coop
 
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*Vérifier la quantité
 
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*Vérifier les références
 
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*Vérifier les dates de péremption 
 
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*Vérifier la qualité des produits
 
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===En cas de problème :===
 
−
*Noter l’écart sur le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur et n’hésitez pas à refuser la marchandise que vous ne seriez pas prêt à acheter.
 
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*Contacter au moins une personne du binôme concerné et renseigner le tableau de suivi.
 
−
===Les cas de refus systématique :===
 
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*La référence n’est pas sur le bon de commande de la coop
 
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*La date de péremption  est trop courte ou dépassée (voir la norme affichée dans le hall de réception)
 
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*Produit éventré / mauvaise état
 
  
−
==Mise en rayon==
+
Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. '''Il est indispensable de les consulter en arrivant, des informations importantes pour l'ouverture peuvent y être écrites !'''
−
Suivre le plan d’implantation type fait par le groupe fournisseur ainsi que lerespect des facing : nombre de produit en façade indiqué sur l’étiquette.
+
En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, il est essentiel de les retrouver pour les consulter puis de les remettre là où ils doivent être. (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
  
−
[Photo exemple]
+
===Vérification de l'armoire frigorifique===
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*Vérifier que la prise de courant est bien branchée
 +
*Vérifier que la porte du réfrigérateur ferme correctement
 +
*Vérifier que le thermomètre fonctionne bien
 +
*Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée
  
−
*Toujours mettre les nouveaux produits ou les plus longues dates au fond.
+
'''En cas de relevé de température supérieure (voir le tableau ci-dessous), suivez la procédure de rupture de chaîne du froid.<br/>
−
*Mettre les produits à date dépassée dans la caisse dans le bureau.
+
(Voir la page [[Procédure en cas de rupture de chaîne du froid]])<br/>
−
*Apposer les étiquettes « victime de son succès » en cas de rupture de stock (cela signifie qu’il n’y en a plus en rayon ni en réserve).
+
[[Fichier:Temperatures-frigo.jpg]]
−
*Mettre les cartons vides pouvant servir à transporter vos courses à disposition à l’endroit prévu à cet effet.
 
−
Si la hauteur limite est dépassée plier les cartons et les jeter dans la benne/poubelle prévue à cet effet.
 
  
−
[plan emplacement des espaces de stockage des cartons et cagettes]
+
==Ouverture de la caisse==
 +
*Se connecter à Vracoop
 +
[[Fichier:Connexion-vracoop.jpg]]
 +
*Ouvrir une session de caisse
 +
*Dans l'onglet '''Point de Vente''', sélectionner '''Caisse principale'''
 +
[[Fichier:Ouverture-caisse-vracoop.jpg]]
 +
*Cliquer sur le bouton rouge '''Nouvelle session'''
 +
*Le fond de caisse doit toujours être de 100€
 +
*Le fond de caisse en rozo doit être noté dans le classeur ROZO. (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
 +
*Compter le fond de caisse et indiquer le nombre de pièces/billets de chaque catégorie.
 +
*Cliquer sur le bouton rouge '''Valider''' puis ouvrir une session.
  
−
==Mise en place du vrac==
+
'''Afin d’optimiser l’affichage, il est conseillé de passer le zoom à 120%'''
−
===Epice et infusions===
 
−
En fonction du tableau à disposition dans le tiroir de la balance « précision » et des sachets, préparer les sachets prêts à la vente :
 
−
*Prendre la balance « précision » pour faire la première pesée au gramme près
 
−
*Faire la tare du sachet (soit en posant le sachet puis en appuyant sur le bouton tare, soit en posant le sachet et en déduisant son poids dans le poids total)
 
−
*Préparer les étiquettes en reprenant l'intitulé du produit sur son contenant initial, ainsi que sa composition si elle est précisée
 
−
*Coller l'étiquette sur le sachet et noter la DLUO sur le fond du sachet.
 
  
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*Prendre la balance « certifiée » pour apposer l’étiquette prix
+
'''Remarque :''' Si la session de caisse précédente n’a pas été validée par un-e Picsou, on ne pourra pas en ouvrir une nouvelle. Il faut alors se connecter à Vracoop en utilisant le second compte de caisse et ouvrir une session de caisse sur la caisse secondaire.
−
=>Pas utilisé pour l'instant
 
  
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==Tâches de vente / gestion de la réserve==
+
*Allumer la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.
−
===Avoir des rayons pleins tout au long de la journée===
+
[[Fichier:balance.gif]]
−
=> voir étape « mise en rayon ».
 
  
−
===Gestion de la caisse===
+
==Ouvrir la MiniCoop au public==
 +
'''En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte :'''
 +
*Le mode d'emploi du rideau métallique de l'entrée
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*Comment mettre en route la porte coulissante
  
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Une formation a été donnée aux Supers-CoinCoin du démarrage qui depuis forment les autres adhérents au fur et à mesure des permanences. Le planning a été prévu de telle manière qu'un-e adhérent-e qui fait sa 1ere permanence sera toujours en binôme avec un-e autre adhérent-e ayant déjà fait un créneau.
 
−
'''En cas de doute le manuel est disponible dans le meuble à gauche de la caisse.''' Vous pouvez aussi trouver sur internet le manuel du logiciel en tapant le lien suivant : https://vracoop.fr/manuel
 
  
−
*'''Si vous devez sortir ou vous éloigner de la caisse et que vous êtes seul-e,''' fermer le tiroir-caisse et prendre la clé avec vous.
+
=Fermeture=
−
*Remettre ensuite la clé sur le tiroir-caisse.
+
==Fermeture au public==
 +
*Fermer le rideau et la porte de devant, la procédure est indiquée dans la porte du tableau électrique.
 +
*Retirez votre badge et posez-le sur le bureau, devant l'ordinateur.
 +
*Vérifier qu'il reste des bulletins d'adhésion vierges dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]. S'il en reste moins d'une vingtaine, notez-le sur le classeur correspondant ou sur Framateam suivant la procédure de transmission des informations. (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
  
−
===Caisse et paiements===
+
==Fermeture de la caisse==
−
*Le fond de caisse doit toujours être de 100€.
+
*Ouvrir de caisse
−
*Paiement acceptés : espèces, rozos et chèques
+
*Sur la caisse principale, fermer la session et cliquer sur modifier
−
'''/!\Seul les adhérents peuvent acheter dans la boutique.'''
+
[[Fichier:Fond-de-caisse-entree.png]]
−
 
+
*Compter le fond de caisse
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Pour le vérifier rien de plus simple, il suffit de suivre la procédure de gestion de la caisse sur Vracoop, tou-te-s les adhérent-e-s sont enregistrés dans la caisse. Si c’est un-e nouvel-le adhérent-e vous pouvez l’ajouter en suivant la procédure du [manuel de gestion de la caisse Vracoop].
+
[[Fichier:Controle-fermeture-caisse.png]]
−
*Pour les chèques, demander la carte d’identité.
+
*Emporter la caisse, le '''"classeur de caisse"''' et le '''"classeur ROZO"''' et aller dans le bureau
−
*Pour les paiements par rozo, demander la carte adhérent rozo.
+
*Compter les rozos et indiquer le chiffre dans le '''"Classeur ROZOS"''' (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
−
**1euro = 1 rozo
+
*Vérifier le fond de caisse. Si différence, recompter deux fois et on modifier le fond de caisse (indiquer sur le '''"classeur de caisse"''' s'il y a une erreur)
−
**On ne rend pas la monnaie en euro sur les rozos.  
+
*Noter les comptes sur un papier pour gagner du temps et pouvoir faire l'enregistrement dans VraCoop ensuite
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**On peut rendre la monnaie en rozo sur un paiement en euro mais uniquement à un adhérent rozo.
+
*Laisser les 2 classeurs (caisse et ROZO) dans le bureau.
−
**On ne peut pas la monnaie en euros sur un paiement en rozos.
+
*Remettez le fond de caisse prévu dans le tiroir caisse pour l'ouverture et refermer le tiroir.
−
 
+
*Enregistrer le nombre de pièces et billets dans la session "VraCoop".
−
===Gestion de la réserve : ===
+
[[Fichier:Possession-enregistrer.png]]
−
Ne laisser aucun produit au sol ou sans carton.  
+
Un.e Piscou se chargera de clore la session de caisse de "VraCoop".
−
Suivre les instructions de nettoyage.
+
Un des adhérents qui fait le dernier créneau accompagnera le Picsou à la banque pour le dépot.
  
 
==Nettoyage==
 
==Nettoyage==
−
'''En fin de matinée jeudi et à la fermeture jeudi, vendredi, samedi''' : passer l’aspirateur dans tout le local.
+
'''En fin de matinée jeudi et à la fermeture les jeudi, vendredi, et samedi soir'''
−
 
+
*Passer l’aspirateur dans tout le local
−
'''Au cours de la journée :''' nettoyer le sol si des produits sont tombés (aspirateur, produits d’entretiens à disposition.
+
*[[Nettoyer le sol avec le produit et la matériel prévu]]
−
Suivre les indications du/es tableau/x hygiène.
+
*'''La boutique doit être impeccable, prête à ouvrir le lendemain'''
−
 
 
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[Photo tableaux hygiène]
 
  
 
==Fermeture du local==
 
==Fermeture du local==
−
===/!\ Au début du dernier créneau organiser la transmission de clés :===
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*Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
−
Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les « maîtres des clés » en cas d’impossibilité de votre part de celle de la personne qui ouvre. 
+
*Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
−
/!\ Vous êtes responsable de la bonne transmission des clés, vous devez trouver une solution. 
+
*Contrôlez l'armoire réfrigérée (comme à l'ouverture)
−
 
+
*Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée.
−
*Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos''''(n’oubliez pas la machine à café).
+
*Compléter les classeurs correspondants en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
−
*Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.''
+
*Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos :
−
*Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse. '''
+
**Machine à café
−
*Compléter le carnet de bord en cas de consigne ou message à faire passer.'''
+
**Chauffage dans le bureau
−
*Fermer le rideau et la porte de devant. Appuyer sur le bouton sur la colonne près de la vitrine pour bloquer l’ouverture des portes coulissantes.
+
**Les 2 ordinateurs du bureau
−
*Éteindre les lumières, fermer la porte arrière et remettre les clés dans la boîte aux lettres.
+
**L'ordinateur de caisse
−
*Amener les clés de l’immeuble à la personne qui ouvre le jour suivant si c’est la solution qui a été retenue.
+
**La balance de caisse
 +
**Les éclairages
  
−
[Insérer plan avec la numérotation des actions sur le plan.]
+
*Fermer la porte arrière.
 +
*/!\ Ne partez pas trop vite
 +
*Transmettez les clés suivant la procédure prévue décrite ci-dessus.[[Ouverture et fermeture de la MiniCoop#Transmission des clés|(Voir la partie transmission des clés)]]

Version actuelle datée du 28 avril 2018 à 10:22

/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir d'URGENCE :

  • En envoyant un e-mail au planning@lacoopducoin.fr
  • Ou en prévenant la responsable planning, de préférence par sms au 06 64 74 13 91


Transmission des clés

  • Organiser la transmission de clés avant de venir faire votre créneau de fin de journée
  • Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les «responsables des clés de secours» en cas d’impossibilité de votre part ou de la personne qui fera l'ouverture suivante.
  • La personne qui fait le créneau du soir est responsable de la bonne transmission des clés, elle doit trouver une solution.

Ouverture

Ouverture du local

Ouverture de la première porte

Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille. Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;) (Voir la partie transmission des clés)

Entrer dans le local de la MiniCoop

Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.

Veillez à bien refermer derrière vous et attention à ne pas ressortir sans les clés, toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/

  • En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte les boutons correspondants à l'allumage des lumières*

Points de contrôles avant ouverture

S'informer des informations transmises la veille

Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. Il est indispensable de les consulter en arrivant, des informations importantes pour l'ouverture peuvent y être écrites ! En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, il est essentiel de les retrouver pour les consulter puis de les remettre là où ils doivent être. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

Vérification de l'armoire frigorifique

  • Vérifier que la prise de courant est bien branchée
  • Vérifier que la porte du réfrigérateur ferme correctement
  • Vérifier que le thermomètre fonctionne bien
  • Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée

En cas de relevé de température supérieure (voir le tableau ci-dessous), suivez la procédure de rupture de chaîne du froid.
 (Voir la page Procédure en cas de rupture de chaîne du froid)
Temperatures-frigo.jpg

Ouverture de la caisse

  • Se connecter à Vracoop

Connexion-vracoop.jpg

  • Ouvrir une session de caisse
  • Dans l'onglet Point de Vente, sélectionner Caisse principale

Ouverture-caisse-vracoop.jpg

  • Cliquer sur le bouton rouge Nouvelle session
  • Le fond de caisse doit toujours être de 100€
  • Le fond de caisse en rozo doit être noté dans le classeur ROZO. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)
  • Compter le fond de caisse et indiquer le nombre de pièces/billets de chaque catégorie.
  • Cliquer sur le bouton rouge Valider puis ouvrir une session.

Afin d’optimiser l’affichage, il est conseillé de passer le zoom à 120%

Remarque : Si la session de caisse précédente n’a pas été validée par un-e Picsou, on ne pourra pas en ouvrir une nouvelle. Il faut alors se connecter à Vracoop en utilisant le second compte de caisse et ouvrir une session de caisse sur la caisse secondaire.

  • Allumer la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.

Balance.gif

Ouvrir la MiniCoop au public

En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte :

  • Le mode d'emploi du rideau métallique de l'entrée
  • Comment mettre en route la porte coulissante


Fermeture

Fermeture au public

  • Fermer le rideau et la porte de devant, la procédure est indiquée dans la porte du tableau électrique.
  • Retirez votre badge et posez-le sur le bureau, devant l'ordinateur.
  • Vérifier qu'il reste des bulletins d'adhésion vierges dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]. S'il en reste moins d'une vingtaine, notez-le sur le classeur correspondant ou sur Framateam suivant la procédure de transmission des informations. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

Fermeture de la caisse

  • Ouvrir de caisse
  • Sur la caisse principale, fermer la session et cliquer sur modifier

Fond-de-caisse-entree.png

  • Compter le fond de caisse

Controle-fermeture-caisse.png

  • Emporter la caisse, le "classeur de caisse" et le "classeur ROZO" et aller dans le bureau
  • Compter les rozos et indiquer le chiffre dans le "Classeur ROZOS" (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)
  • Vérifier le fond de caisse. Si différence, recompter deux fois et on modifier le fond de caisse (indiquer sur le "classeur de caisse" s'il y a une erreur)
  • Noter les comptes sur un papier pour gagner du temps et pouvoir faire l'enregistrement dans VraCoop ensuite
  • Laisser les 2 classeurs (caisse et ROZO) dans le bureau.
  • Remettez le fond de caisse prévu dans le tiroir caisse pour l'ouverture et refermer le tiroir.
  • Enregistrer le nombre de pièces et billets dans la session "VraCoop".

Possession-enregistrer.png Un.e Piscou se chargera de clore la session de caisse de "VraCoop". Un des adhérents qui fait le dernier créneau accompagnera le Picsou à la banque pour le dépot.

Nettoyage

En fin de matinée jeudi et à la fermeture les jeudi, vendredi, et samedi soir

Fermeture du local

  • Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
  • Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
  • Contrôlez l'armoire réfrigérée (comme à l'ouverture)
  • Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée.
  • Compléter les classeurs correspondants en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
  • Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos :
    • Machine à café
    • Chauffage dans le bureau
    • Les 2 ordinateurs du bureau
    • L'ordinateur de caisse
    • La balance de caisse
    • Les éclairages
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