Ouverture et fermeture de la MiniCoop

/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir d'URGENCE :

• En envoyant un e-mail au planning@lacoopducoin.fr
• Ou en prévenant la responsable planning, de préférence par sms au 06 64 74 13 91

Transmission des clés

• Organiser la transmission de clés avant de venir faire votre créneau de fin de journée
  
• Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les «responsables des clés de secours» en cas d’impossibilité de votre part ou de la personne qui fera l'ouverture suivante.
  
• La personne qui fait le créneau du soir est responsable de la bonne transmission des clés, elle doit trouver une solution.

Ouverture

Ouverture du local

Ouverture de la première porte

Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille. Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;) (Voir la partie transmission des clés)

Entrer dans le local de la MiniCoop

Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.

Veillez à bien refermer derrière vous et attention à ne pas ressortir sans les clés, toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/

• En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte les boutons correspondants à l'allumage des lumières*

Points de contrôles avant ouverture

S'informer des informations transmises la veille

Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. Il est indispensable de les consulter en arrivant, des informations importantes pour l'ouverture peuvent y être écrites ! En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, il est essentiel de les retrouver pour les consulter puis de les remettre là où ils doivent être. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

Vérification de l'armoire frigorifique

• Vérifier que la prise de courant est bien branchée
• Vérifier que la porte du réfrigérateur ferme correctement
• Vérifier que le thermomètre fonctionne bien
• Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée

En cas de relevé de température supérieure (voir le tableau ci-dessous), suivez la procédure de rupture de chaîne du froid.
(Voir la page Procédure en cas de rupture de chaîne du froid)

Ouverture de la caisse

• Se connecter à Vracoop

• Ouvrir une session de caisse
• Dans l'onglet Point de Vente, sélectionner Caisse principale

• Cliquer sur le bouton rouge Nouvelle session
• Le fond de caisse doit toujours être de 100€
• Le fond de caisse en rozo doit être noté dans le classeur ROZO. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)
• Compter le fond de caisse et indiquer le nombre de pièces/billets de chaque catégorie.
• Cliquer sur le bouton rouge Valider puis ouvrir une session.

Afin d’optimiser l’affichage, il est conseillé de passer le zoom à 120%

Remarque : Si la session de caisse précédente n’a pas été validée par un-e Picsou, on ne pourra pas en ouvrir une nouvelle. Il faut alors se connecter à Vracoop en utilisant le second compte de caisse et ouvrir une session de caisse sur la caisse secondaire.

• Allumer la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.

Ouvrir la MiniCoop au public

En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte :

• Le mode d'emploi du rideau métallique de l'entrée
• Comment mettre en route la porte coulissante

Fermeture

Fermeture au public

• Fermer le rideau et la porte de devant, la procédure est indiquée dans la porte du tableau électrique.
• Retirez votre badge et posez-le sur le bureau, devant l'ordinateur.
• Vérifier qu'il reste des bulletins d'adhésion vierges dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]. S'il en reste moins d'une vingtaine, notez-le sur le classeur correspondant ou sur Framateam suivant la procédure de transmission des informations. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

Fermeture de la caisse

• Ouvrir de caisse
• Sur la caisse principale, fermer la session et cliquer sur modifier

• Compter le fond de caisse

• Emporter la caisse, le "classeur de caisse" et le "classeur ROZO" et aller dans le bureau
• Compter les rozos et indiquer le chiffre dans le "Classeur ROZOS" (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)
• Vérifier le fond de caisse. Si différence, recompter deux fois et on modifier le fond de caisse (indiquer sur le "classeur de caisse" s'il y a une erreur)
• Noter les comptes sur un papier pour gagner du temps et pouvoir faire l'enregistrement dans VraCoop ensuite
• Laisser les 2 classeurs (caisse et ROZO) dans le bureau.
• Remettez le fond de caisse prévu dans le tiroir caisse pour l'ouverture et refermer le tiroir.
• Enregistrer le nombre de pièces et billets dans la session "VraCoop".

Un.e Piscou se chargera de clore la session de caisse de "VraCoop". Un des adhérents qui fait le dernier créneau accompagnera le Picsou à la banque pour le dépot.

Nettoyage

En fin de matinée jeudi et à la fermeture les jeudi, vendredi, et samedi soir

• Passer l’aspirateur dans tout le local
• Nettoyer le sol avec le produit et la matériel prévu
• La boutique doit être impeccable, prête à ouvrir le lendemain

Fermeture du local

• Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
• Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
• Contrôlez l'armoire réfrigérée (comme à l'ouverture)
• Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée.
• Compléter les classeurs correspondants en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
• Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos :
  • Machine à café
  • Chauffage dans le bureau
  • Les 2 ordinateurs du bureau
  • L'ordinateur de caisse
  • La balance de caisse
  • Les éclairages

• Fermer la porte arrière.
• /!\ Ne partez pas trop vite
• Transmettez les clés suivant la procédure prévue décrite ci-dessus.(Voir la partie transmission des clés)