Ouverture et fermeture de la MiniCoop : Différence entre versions

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==Ouverture du local==
 
  
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'''/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir obligatoirement :
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'''/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir d'URGENCE :'''
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*de préférence par sms au 06 64 74 13 91.'''
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*En envoyant un e-mail au planning@lacoopducoin.fr
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* planning@lacoopducoin.fr
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*Ou en prévenant la responsable planning, de préférence par sms au 06 64 74 13 91
  
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===Comment ouvrir la première porte ?===
 
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Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille.
 
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Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;)[[Les Supers-CoinCoin:Transmission des clés|Transmission des clés
 
  
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En cas de malentendu et donc d'urgence si vous n'avez pas les clés avec vous, une liste de "maîtres des clés" est disponible sur le site internet [dans la page adhérent-e-s], penser à noter les adresses et numéros de téléphone utiles et à les emmener avec vous pour ouvrir la MiniCoop en toute sérénité !
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==Transmission des clés==
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*'''Organiser la transmission de clés avant de venir faire votre créneau de fin de journée'''<br/>
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*Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les «responsables des clés de secours» en cas d’impossibilité de votre part ou de la personne qui fera l'ouverture suivante. <br/>
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*'''La personne qui fait le créneau du soir est responsable de la bonne transmission des clés, elle doit trouver une solution.'''
  
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===Comment ouvrir la porte arrière de la boutique ?===
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=Ouverture=
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En entrant dans le couloir de l'immeuble, vous trouverez à droite nos boîtes aux lettre. Ouvrir la 1ère boite et récupérer la clé, continuer tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).
+
==Ouverture du local==
−
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.
 
  
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/!\Veillez à bien refermer derrière vous, par contre attention, ne pas ressortez pas sans les clés avec vous, toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/
+
===Ouverture de la première porte===
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Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille.
 +
Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;) [[Ouverture et fermeture de la MiniCoop#Transmission des clés|(Voir la partie transmission des clés)]]
  
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===Comment déconnecter l’alarme ? ===
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===Entrer dans le local de la MiniCoop===
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=> Pas encore actif, passer à l’étape suivante
 
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Juste en face de vous en entrant se trouve le bloc alarme, taper le code individuel pour la désactiver.
 
  
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===Comment ouvrir la porte de devant (côté client/rue) ?===
+
Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).<br/>
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1 - En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte le mode d'emploi du volet mécanique de l'entrée.
+
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.  
  
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2 - A l’entrée du magasin, sur la colonne à droite de la vitrine, vous trouverez un petit interrupteur en levant un peu la tête : éteindre le voyant rouge pour déverrouiller la porte coulissante automatique.
+
'''Veillez à bien refermer derrière vous et attention à ne pas ressortir sans les clés''', toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/
  
 +
*En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte les boutons correspondants à l'allumage des lumières*
  
−
==Mise en route==
+
==Points de contrôles avant ouverture==
−
*Si votre binôme est absent-e et que vous n'avez pas ses coordonnées, vous pouvez aller sur le pc du bureau, ouvrir l’outil GRR et contacter la personne manquante (grâce au [[fichier contact des adhérents]].
 
−
*Si son absence se confirme, notez-le dans le [[carnet de bord des adhérent-e-s]], avec la raison si vous avez pu joindre la personne.
 
−
*Vérifier les messages sur le carnet de bord pour vous tenir informé des notes des permanences précédentes.
 
−
*Allumer la caisse, la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.
 
  
−
==Réception des marchandises (uniquement le jeudi matin)==
+
===S'informer des informations transmises la veille===
−
===Vérifier dans la boîte mail===
 
−
Entre le samedi soir et le jeudi, des commandes peuvent avoir été envoyées que vous devrez sans doute réceptionner dans la matinée... Si c'est le cas vous pourrez trouver dans cette boîte e-mail trouver et imprimer le(s) bon(s) de commande, les déposer dans la bannette prévue dans le bureau, et classer l'e-mail dans le dossier « BC imprimés ».
 
  
−
[photo bannette]
+
Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. '''Il est indispensable de les consulter en arrivant, des informations importantes pour l'ouverture peuvent y être écrites !'''
−
[capture dossier boîte e-mail]
+
En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, il est essentiel de les retrouver pour les consulter puis de les remettre là où ils doivent être. (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
  
−
==Accueil des fournisseurs / livraisons==
+
===Vérification de l'armoire frigorifique===
−
===Pointage des marchandises ===
+
*Vérifier que la prise de courant est bien branchée
−
*Vérification la concordance entre le bon de livraison fournisseur et le bon de commande de la Coop
+
*Vérifier que la porte du réfrigérateur ferme correctement
−
*Vérifier la quantité
+
*Vérifier que le thermomètre fonctionne bien
−
*Vérifier les références
+
*Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée
−
*Vérifier les dates de péremption 
 
−
*Vérifier la qualité des produits
 
−
===En cas de problème ===
 
−
*Noter l’écart sur le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur
 
−
*N’hésitez pas à refuser la marchandise que vous ne seriez pas prêt à acheter.
 
−
*Contacter au moins une personne du binôme [[groupe des approvisionneurs]] chargé de la commande et renseigner le [tableau de suivi.]
 
−
===Les cas de refus systématique ===
 
−
*La référence (le produit) n’est pas sur le bon de commande de la Coop
 
−
*La date de péremption  est trop courte ou dépassée (voir la norme ci-dessous et affichée dans le hall de réception)
 
  
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[tableau DLC DLUO]
+
'''En cas de relevé de température supérieure (voir le tableau ci-dessous), suivez la procédure de rupture de chaîne du froid.<br/>
 +
(Voir la page [[Procédure en cas de rupture de chaîne du froid]])<br/>
 +
[[Fichier:Temperatures-frigo.jpg]]
  
−
*Produit éventré / mauvaise état
+
==Ouverture de la caisse==
 +
*Se connecter à Vracoop
 +
[[Fichier:Connexion-vracoop.jpg]]
 +
*Ouvrir une session de caisse
 +
*Dans l'onglet '''Point de Vente''', sélectionner '''Caisse principale'''
 +
[[Fichier:Ouverture-caisse-vracoop.jpg]]
 +
*Cliquer sur le bouton rouge '''Nouvelle session'''
 +
*Le fond de caisse doit toujours être de 100€
 +
*Le fond de caisse en rozo doit être noté dans le classeur ROZO. (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
 +
*Compter le fond de caisse et indiquer le nombre de pièces/billets de chaque catégorie.
 +
*Cliquer sur le bouton rouge '''Valider''' puis ouvrir une session.
  
−
==Mise en rayons==
+
'''Afin d’optimiser l’affichage, il est conseillé de passer le zoom à 120%'''
−
Suivre le plan d’implantation type fait par le groupe fournisseur et respecter des facing : nombre de produit en façade indiqué sur l’étiquette.
 
  
−
[Photo exemple]
+
'''Remarque :''' Si la session de caisse précédente n’a pas été validée par un-e Picsou, on ne pourra pas en ouvrir une nouvelle. Il faut alors se connecter à Vracoop en utilisant le second compte de caisse et ouvrir une session de caisse sur la caisse secondaire.
  
−
*Toujours mettre les nouveaux produits ou les plus longues dates au fond.
+
*Allumer la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.
−
*Mettre les produits à date dépassée dans la caisse dans le bureau.
+
[[Fichier:balance.gif]]
−
*Apposer les étiquettes « victime de son succès » en cas de rupture de stock (cela signifie qu’il n’y en a plus en rayon ni en réserve).
 
−
*Mettre les cartons vides pouvant servir à transporter vos courses à disposition à l’endroit prévu à cet effet.
 
−
Si la hauteur limite est dépassée plier les cartons et les jeter dans la benne/poubelle prévue à cet effet.
 
  
−
[plan emplacement des espaces de stockage des cartons et cagettes]
+
==Ouvrir la MiniCoop au public==
 +
'''En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte :'''
 +
*Le mode d'emploi du rideau métallique de l'entrée
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*Comment mettre en route la porte coulissante
  
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==Mise en place du vrac==
 
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===Épices et infusions===
 
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En fonction du tableau à disposition dans le tiroir de la balance « précision » et des sachets, préparer les sachets prêts à la vente :
 
−
*Prendre la balance « précision » pour faire la pesée au gramme près
 
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*Faire la tare du sachet, soit en posant le sachet puis en appuyant sur le bouton tare, soit en posant le sachet et en pensant bien à déduire son poids dans le poids total pour les plus forts en math ;)
 
−
*Préparer l'étiquette en reprenant l'intitulé du produit, ainsi que sa composition si elle est précisée
 
−
*Coller l'étiquette sur le sachet et noter la DLUO sur le fond du sachet.
 
  
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*Prendre la balance « certifiée » pour apposer l’étiquette prix
+
=Fermeture=
−
=>Pas utilisé pour l'instant
+
==Fermeture au public==
 +
*Fermer le rideau et la porte de devant, la procédure est indiquée dans la porte du tableau électrique.
 +
*Retirez votre badge et posez-le sur le bureau, devant l'ordinateur.
 +
*Vérifier qu'il reste des bulletins d'adhésion vierges dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]. S'il en reste moins d'une vingtaine, notez-le sur le classeur correspondant ou sur Framateam suivant la procédure de transmission des informations. (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
  
−
==Tâches de vente / Gestion de la réserve==
+
==Fermeture de la caisse==
−
===Avoir des rayons pleins tout au long de la journée===
+
*Ouvrir de caisse
−
=> voir étape [[Les Supers-CoinCoin:Mise en rayon|Mise en rayon]].
+
*Sur la caisse principale, fermer la session et cliquer sur modifier
−
 
+
[[Fichier:Fond-de-caisse-entree.png]]
−
===Gestion de la caisse===
+
*Compter le fond de caisse
−
 
+
[[Fichier:Controle-fermeture-caisse.png]]
−
Une formation a été donnée aux Supers-CoinCoin du démarrage, depuis ils forment les autres adhérents au fur et à mesure des permanences. Le planning a été prévu de telle manière qu'un-e adhérent-e qui fait sa 1ere permanence sera toujours en binôme avec un-e autre adhérent-e ayant déjà fait un créneau et étant en confiance avec son nouveau rôle.
+
*Emporter la caisse, le '''"classeur de caisse"''' et le '''"classeur ROZO"''' et aller dans le bureau
−
'''En cas de doute le manuel est disponible dans le meuble à gauche de la caisse.''' Vous pouvez aussi trouver sur internet le manuel du logiciel en tapant le lien suivant : https://vracoop.fr/manuel
+
*Compter les rozos et indiquer le chiffre dans le '''"Classeur ROZOS"''' (Voir la page [[Transmettre les informations, utilisation classeurs]])
−
 
+
*Vérifier le fond de caisse. Si différence, recompter deux fois et on modifier le fond de caisse (indiquer sur le '''"classeur de caisse"''' s'il y a une erreur)
−
*'''Si vous devez sortir ou vous éloigner de la caisse et que vous êtes seul-e,''' fermer le tiroir-caisse et prendre la clé avec vous.
+
*Noter les comptes sur un papier pour gagner du temps et pouvoir faire l'enregistrement dans VraCoop ensuite
−
*Bien penser à remettre ensuite la clé sur le tiroir-caisse, sinon ça marche beaucoup moins bien...
+
*Laisser les 2 classeurs (caisse et ROZO) dans le bureau.
−
 
+
*Remettez le fond de caisse prévu dans le tiroir caisse pour l'ouverture et refermer le tiroir.
−
===Caisse et paiements===
+
*Enregistrer le nombre de pièces et billets dans la session "VraCoop".
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*Le fond de caisse doit toujours être de 100€.
+
[[Fichier:Possession-enregistrer.png]]
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*Paiement acceptés : espèces, rozos et chèques
+
Un.e Piscou se chargera de clore la session de caisse de "VraCoop".
−
 
+
Un des adhérents qui fait le dernier créneau accompagnera le Picsou à la banque pour le dépot.
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'''/!\Seul les adhérents peuvent acheter dans la boutique.'''
 
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Pour le vérifier rien de plus simple, il suffit de suivre la procédure de gestion de la caisse sur Vracoop, tou-te-s les adhérent-e-s sont enregistrés dans la caisse. Si c’est un-e nouvel-le adhérent-e, après avoir fait son adhésion avec le formulaire papier, vous pouvez l’ajouter directement dans "VraCoop" (ERP logiciel de caisse et de stock) en suivant la procédure du [["VraCoop":Gestion de la caisse|Gestion de la caisse]].
 
−
 
 
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*Pour les chèques, demander la carte d’identité.
 
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*Pour les paiements par rozo, demander la carte adhérent rozo.
 
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**1euro = 1 rozo
 
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**Pas de rendu de monnaie en euro sur un paiement en rozos.  
 
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**On peut rendre la monnaie en rozo sur un paiement en euro mais uniquement à un adhérent rozo.
 
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===Gestion de la réserve===
 
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*Ne laisser aucun produit au sol
 
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*Toujours mettre les produits dans un carton
 
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*Suivre les instructions de nettoyage ______________________ ??
 
  
 
==Nettoyage==
 
==Nettoyage==
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'''En fin de matinée jeudi et à la fermeture jeudi, vendredi, samedi''' : passer l’aspirateur dans tout le local.
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'''En fin de matinée jeudi et à la fermeture les jeudi, vendredi, et samedi soir'''
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*Passer l’aspirateur dans tout le local
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'''Au cours de la journée :''' nettoyer le sol si des produits sont tombés, un aspirateur, du matériel et des produits d’entretiens sont à votre disposition.
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*[[Nettoyer le sol avec le produit et la matériel prévu]]
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Suivre les indications du/es tableau/x hygiène qui se trouvent _______________________??
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*'''La boutique doit être impeccable, prête à ouvrir le lendemain'''
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[Photo tableaux hygiène]
 
  
 
==Fermeture du local==
 
==Fermeture du local==
−
===Transmission des clés===
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*Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
−
/!\ Au début du dernier créneau en fin d journée, organiser la transmission de clés :
 
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Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les « maîtres des clés » en cas d’impossibilité de votre part de celle de la personne qui ouvre. 
 
−
/!\ Vous êtes responsable de la bonne transmission des clés, vous devez trouver une solution.
 
−
 
 
−
===Étapes de fermeture===
 
−
*Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos(n’oubliez pas la machine à café).
 
 
*Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
 
*Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
−
*Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
+
*Contrôlez l'armoire réfrigérée (comme à l'ouverture)
−
*Compléter le carnet de bord en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
+
*Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée.
−
*Fermer le rideau et la porte de devant.
+
*Compléter les classeurs correspondants en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
−
*Appuyer sur le bouton sur la colonne près de la vitrine pour bloquer l’ouverture des portes coulissantes.
+
*Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos :
−
*Éteindre les lumières, fermer la porte arrière et remettre les clés dans la boîte aux lettres.
+
**Machine à café
−
*Amener les clés de l’immeuble à la personne qui ouvre le jour suivant si c’est la solution qui a été retenue.
+
**Chauffage dans le bureau
 +
**Les 2 ordinateurs du bureau
 +
**L'ordinateur de caisse
 +
**La balance de caisse
 +
**Les éclairages
  
−
[Insérer plan avec la numérotation des actions sur le plan.]
+
*Fermer la porte arrière.
 +
*/!\ Ne partez pas trop vite
 +
*Transmettez les clés suivant la procédure prévue décrite ci-dessus.[[Ouverture et fermeture de la MiniCoop#Transmission des clés|(Voir la partie transmission des clés)]]

Version actuelle datée du 28 avril 2018 à 10:22

/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir d'URGENCE :

  • En envoyant un e-mail au planning@lacoopducoin.fr
  • Ou en prévenant la responsable planning, de préférence par sms au 06 64 74 13 91


Transmission des clés

  • Organiser la transmission de clés avant de venir faire votre créneau de fin de journée
  • Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les «responsables des clés de secours» en cas d’impossibilité de votre part ou de la personne qui fera l'ouverture suivante.
  • La personne qui fait le créneau du soir est responsable de la bonne transmission des clés, elle doit trouver une solution.

Ouverture

Ouverture du local

Ouverture de la première porte

Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille. Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;) (Voir la partie transmission des clés)

Entrer dans le local de la MiniCoop

Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.

Veillez à bien refermer derrière vous et attention à ne pas ressortir sans les clés, toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/

  • En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte les boutons correspondants à l'allumage des lumières*

Points de contrôles avant ouverture

S'informer des informations transmises la veille

Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. Il est indispensable de les consulter en arrivant, des informations importantes pour l'ouverture peuvent y être écrites ! En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, il est essentiel de les retrouver pour les consulter puis de les remettre là où ils doivent être. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

Vérification de l'armoire frigorifique

  • Vérifier que la prise de courant est bien branchée
  • Vérifier que la porte du réfrigérateur ferme correctement
  • Vérifier que le thermomètre fonctionne bien
  • Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée

En cas de relevé de température supérieure (voir le tableau ci-dessous), suivez la procédure de rupture de chaîne du froid.
 (Voir la page Procédure en cas de rupture de chaîne du froid)
Temperatures-frigo.jpg

Ouverture de la caisse

  • Se connecter à Vracoop

Connexion-vracoop.jpg

  • Ouvrir une session de caisse
  • Dans l'onglet Point de Vente, sélectionner Caisse principale

Ouverture-caisse-vracoop.jpg

  • Cliquer sur le bouton rouge Nouvelle session
  • Le fond de caisse doit toujours être de 100€
  • Le fond de caisse en rozo doit être noté dans le classeur ROZO. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)
  • Compter le fond de caisse et indiquer le nombre de pièces/billets de chaque catégorie.
  • Cliquer sur le bouton rouge Valider puis ouvrir une session.

Afin d’optimiser l’affichage, il est conseillé de passer le zoom à 120%

Remarque : Si la session de caisse précédente n’a pas été validée par un-e Picsou, on ne pourra pas en ouvrir une nouvelle. Il faut alors se connecter à Vracoop en utilisant le second compte de caisse et ouvrir une session de caisse sur la caisse secondaire.

  • Allumer la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.

Balance.gif

Ouvrir la MiniCoop au public

En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte :

  • Le mode d'emploi du rideau métallique de l'entrée
  • Comment mettre en route la porte coulissante


Fermeture

Fermeture au public

  • Fermer le rideau et la porte de devant, la procédure est indiquée dans la porte du tableau électrique.
  • Retirez votre badge et posez-le sur le bureau, devant l'ordinateur.
  • Vérifier qu'il reste des bulletins d'adhésion vierges dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]. S'il en reste moins d'une vingtaine, notez-le sur le classeur correspondant ou sur Framateam suivant la procédure de transmission des informations. (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

Fermeture de la caisse

  • Ouvrir de caisse
  • Sur la caisse principale, fermer la session et cliquer sur modifier

Fond-de-caisse-entree.png

  • Compter le fond de caisse

Controle-fermeture-caisse.png

  • Emporter la caisse, le "classeur de caisse" et le "classeur ROZO" et aller dans le bureau
  • Compter les rozos et indiquer le chiffre dans le "Classeur ROZOS" (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)
  • Vérifier le fond de caisse. Si différence, recompter deux fois et on modifier le fond de caisse (indiquer sur le "classeur de caisse" s'il y a une erreur)
  • Noter les comptes sur un papier pour gagner du temps et pouvoir faire l'enregistrement dans VraCoop ensuite
  • Laisser les 2 classeurs (caisse et ROZO) dans le bureau.
  • Remettez le fond de caisse prévu dans le tiroir caisse pour l'ouverture et refermer le tiroir.
  • Enregistrer le nombre de pièces et billets dans la session "VraCoop".

Possession-enregistrer.png Un.e Piscou se chargera de clore la session de caisse de "VraCoop". Un des adhérents qui fait le dernier créneau accompagnera le Picsou à la banque pour le dépot.

Nettoyage

En fin de matinée jeudi et à la fermeture les jeudi, vendredi, et samedi soir

Fermeture du local

  • Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
  • Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
  • Contrôlez l'armoire réfrigérée (comme à l'ouverture)
  • Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée.
  • Compléter les classeurs correspondants en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
  • Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos :
    • Machine à café
    • Chauffage dans le bureau
    • Les 2 ordinateurs du bureau
    • L'ordinateur de caisse
    • La balance de caisse
    • Les éclairages
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