Ouverture et fermeture de la MiniCoop

Ouverture du local

/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir d'URGENCE :

• En envoyant un e-mail au planning@lacoopducoin.fr
• Ou en prévenant la responsable planning, de préférence par sms au 06 64 74 13 91

Ouverture de la première porte

Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille. Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;)Voir la partie transmission des clés

Entrer dans le local de la MiniCoop

Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.

/!\ Veillez à bien refermer derrière vous et attention à ne pas ressortir sans les clés, toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/

S'informer des informations transmises la veille

Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. Il est indispensable de les consulter en arrivant, des informations importantes pour l'ouverture peuvent y être écrites ! En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, il est essentiel de les retrouver pour les consulter puis de les remettre là où ils doivent êtreVoir la partie Classeurs et transmissions des informations

Points de contrôles avant ouverture

En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte les boutons correspondants à l'allumage des lumières

Armoire frigorifique :

• Vérifier que la prise de courant est bien branchée
• Vérifier que la porte du réfrigérateur ferme correctement
• Vérifier que le thermomètre fonctionne bien
• Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée

/!\ En cas de relevé de température supérieure à [6°], suivez la procédure de rupture de chaîne du froid (Voir la partie Procédure en cas de rupture de chaîne du froid)

Ouverture de la caisse

• Se connecter à Vracoop

• Ouvrir une session de caisse
• Dans l'onglet Point de Vente, sélectionner Caisse principale

• Cliquer sur Nouvelle session

• Compter le fond de caisse et indiquer le nombre de pièces/billets de chaque catégorie.

• Cliquer sur Valider et ouvrir une session

Afin d’optimiser l’affichage, il est conseillé de passer le zoom à 120%

Remarque : Si la session de caisse précédente n’a pas été validée par un-e Picsou, on ne pourra pas en ouvrir une nouvelle. Il faut alors se connecter à Vracoop en utilisant le second compte de caisse et ouvrir une session de caisse sur la caisse secondaire.

• Allumer la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.

Ouvrir la MiniCoop au public

En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte :

• Le mode d'emploi du rideau métallique de l'entrée
• Comment mettre en route la porte coulissante

Caisse et paiements

• Le fond de caisse doit toujours être de 100€
• Le fond de caisse en rozo
• Paiement acceptés : espèces, rozos et chèques
• Pour les chèques, demander la carte d’identité
• Pour les paiements par rozo, demander la carte adhérent rozo
  • 1euro = 1 rozo
  • Pas de rendu de monnaie en euro sur un paiement en rozos.
  • On peut rendre la monnaie en rozo sur un paiement en euro mais uniquement à un adhérent rozo.

Nettoyage

En fin de matinée jeudi et à la fermeture jeudi, vendredi, samedi

• Passer l’aspirateur dans tout le local
• Nettoyer le sol avec le produit et la matériel prévu

Au cours de la journée : nettoyer le sol si des produits sont tombés, un aspirateur, du matériel et des produits d’entretiens sont à votre disposition.

Suivre les indications du/es tableau/x hygiène qui se trouvent ____

Photo tableaux hygiène

Fermeture

Transmission des clés

/!\ Organiser la transmission de clés avant de venir faire votre créneau de fin de journée
Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les «responsables des clés de secours» en cas d’impossibilité de votre part ou de la personne qui fera l'ouverture suivante. 
/!\ La personne qui fait le créneau du soir est responsable de la bonne transmission des clés, elle doit trouver une solution.

Fermeture au public

• Fermer le rideau et la porte de devant, la procédure est indiquée dans la porte du tableau électrique.
• Retirez votre badge et posez-le sur le bureau, devant l'ordinateur.
• Vérifier qu'il reste des bulletins d'adhésion vierges dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]. S'il en reste moins d'une vingtaine, notez-le sur le classeur correspondant ou sur Framateam suivant la procédure de transmission des informations. Voir la partie Classeurs et transmissions des informations

Fermeture de la caisse

• Ouvrir de caisse
• Sur la caisse principale, fermer la session et cliquer sur modifier

• Compter le fond de caisse

• Emporter la caisse et aller dans le bureau
• Compter les rozos et indiquer le chiffre dans le cahier rouge
• Vérifier le fond de caisse. Si différence, on recompte deux fois et on modifie le fond de caisse (indiquer sur le carnet de bord s'il y a une erreur)
• Noter les comptes sur un papier pour gagner du temps et pouvoir faire l'enregistrement dans VraCoop ensuite
• Laisser le fond de caisse prévu pour l'ouverture et refermer le tiroir caisse
• Enregistrer le nombre de pièces et billets dans la session VraCoop

Un.e Piscou se chargera de clore la session de caisse de "VraCoop"

Fermeture du local

• Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
• Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos (penser à la machine à café).
• Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
• Compléter les classeurs correspondants en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
• Éteindre les lumières
• Fermer la porte arrière.
• /!\ Ne partez pas trop vite
• Transmettez les clés suivant la procédure prévue.Voir la partie transmission des clés

Classeurs et transmissions des informations

Pour chaque ligne dont la (dernière) case "Posté sur Framateam" n'est pas remplie :

• Transmettre l'information sur Framateam (une icône sur le bureau de l'ordinateur permet de l'ouvrir directement), sur le canal correspondant. Si vous ne savez pas le faire, demandez à un.e adhérent.e présent.e qui saura, ça peut aussi être l'occasion d'apprendre ;)
• Si vous n'avez pas vos identifiants avec vous pour vous connecter, utilisez les identifiants qui sont affichés sur le panneau au dessus de l'ordinateur.
• Précisez vos nom et prénom dans le message.