Ouverture et fermeture de la MiniCoop

Qui sont les Supers-CoinCoin ?

Toutes celles et ceux qui on suivi la formation, ou qui ont simplement acquis assez d'assurance après avoir été formé sur place par un-e autre adhérent-e. Le planning a été prévu de telle manière qu'un-e adhérent-e qui fait sa 1ere permanence sera toujours en binôme avec un-e autre adhérent-e ayant déjà fait un créneau et étant en confiance avec son nouveau rôle, donc devenu-e Super-CoinCoin.

Ouverture du local

/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir obligatoirement :

• de préférence par sms au 06 64 74 13 91.
• planning@lacoopducoin.fr

Comment ouvrir la première porte ?

Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille. Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;)Voir la partie transmission des clés

En cas de malentendu et donc d'urgence si vous n'avez pas les clés avec vous, une liste de "maîtres des clés" est disponible sur le site internet dans la page adhérent-e-s, pensez à noter les adresses et numéros de téléphone utiles et à les emmener avec vous pour ouvrir la MiniCoop en toute sérénité !

=Comment ouvrir la porte arrière de la boutique ?

Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.

/!\ Veillez à bien refermer derrière vous, par contre attention, ne pas ressortez pas sans les clés avec vous, toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/

Comment déconnecter l’alarme ?

=> Pas encore actif, passer à l’étape suivante Juste en face de vous en entrant se trouve le bloc alarme, taper le code individuel pour la désactiver.

Comment ouvrir la porte de devant (côté client/rue) ?

• En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte le mode d'emploi du volet mécanique de l'entrée.
• A l’entrée du magasin, sur la colonne à droite de la vitrine, vous trouverez un petit interrupteur en levant un peu la tête : éteindre le voyant rouge pour déverrouiller la porte coulissante automatique.

Mise en route

• Si votre binôme est absent-e et que vous n'avez pas ses coordonnées, vous pouvez aller sur le pc du bureau, ouvrir l’outil GRR et contacter la personne manquante (grâce au fichier contact des adhérents).
• Si son absence se confirme, notez-le dans le carnet de bord des adhérent-e-s, avec la raison si vous avez pu joindre la personne.
• Vérifier les messages sur le carnet de bord pour vous tenir informé des notes des permanences précédentes.
• Allumer la caisse, la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.

Réception des marchandises (uniquement le jeudi matin)

Vérifier dans la boîte mail

Entre le samedi soir et le jeudi, des commandes peuvent avoir été envoyées que vous devrez sans doute réceptionner dans la matinée... Si c'est le cas vous pourrez trouver dans cette boîte e-mail le(s) bon(s) de commande :

• les imprimer
• les déposer dans la bannette prévue dans le bureau
• classer l'e-mail dans le dossier « BC imprimés ».

photo bannette capture dossier boîte e-mail

Accueil des fournisseurs / livraisons

Pointage des marchandises 

• Vérification la concordance entre le bon de livraison fournisseur et le bon de commande de la Coop
• Vérifier la quantité
• Vérifier les références
• Vérifier les dates de péremption 
• Vérifier la qualité des produits

En cas de problème

• Noter l’écart sur le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur
• N’hésitez pas à refuser la marchandise que vous ne seriez pas prêt à acheter.
• Contacter au moins une personne du binôme groupe des approvisionneurs chargé de la commande et renseigner le tableau de suivi.

Les cas de refus systématique 

• La référence (le produit) n’est pas sur le bon de commande de la Coop
• La date de péremption est trop courte ou dépassée (voir la norme ci-dessous et affichée dans le hall de réception)

tableau DLC DLUO

• Produit éventré / mauvaise état

Mise en rayons

Suivre le plan d’implantation type fait par le groupe fournisseur et respecter des facing : nombre de produit en façade indiqué sur l’étiquette.

Photo exemple

• Toujours mettre les nouveaux produits ou les plus longues dates au fond du rayon.
• Mettre les produits à date dépassée dans la caisse prévue pour ça, dans le bureau.
• Apposer les étiquettes « victime de son succès » en cas de rupture de stock (cela signifie qu’il n’y en a plus en rayon ni en réserve)

• Mettre les cartons vides pouvant servir à transporter les courses des adhérents à disposition à l’endroit prévu à cet effet.

Si la hauteur limite est dépassée plier les cartons et les jeter dans la benne/poubelle prévue à cet effet.

plan emplacement des espaces de stockage des DLC/DLUO dépassée + cartons et cagettes + poubelles extérieures

Mise en place du vrac

Épices et infusions

En fonction du tableau à disposition dans le tiroir de la balance « précision », préparer les sachets prêts à la vente :

• Prendre la balance « précision » pour faire la pesée au gramme près
• Faire la tare du sachet, soit en posant le sachet puis en appuyant sur le bouton tare, soit en posant le sachet et en pensant bien à déduire son poids du poids total pour les plus fort-e-s en math ;)
• Préparer l'étiquette en reprenant l'intitulé du produit, ainsi que sa composition si elle est précisée
• Coller l'étiquette sur le sachet
• Noter la DLUO sur le fond du sachet.

• Prendre la balance « certifiée » pour apposer l’étiquette prix

=>Pas utilisé pour l'instant

Tâches de vente / Gestion de la réserve

Avoir des rayons pleins tout au long de la journée

=> voir étape Mise en rayons.

Gestion de la caisse

Une formation a été donnée aux Supers-CoinCoin du démarrage (voir Qui sont les Supers-CoinCoin ?), depuis ils forment les autres adhérents au fur et à mesure des permanences donc normalement, votre meilleur aide, c'est elle ou lui ! En cas de doute le manuel est disponible dans le meuble à gauche de la caisse. Vous pouvez aussi trouver sur internet le manuel du logiciel en tapant le lien suivant : [en ligne de VraCoop]

• Si vous devez sortir ou vous éloigner de la caisse et que vous êtes seul-e, fermer le tiroir-caisse et prendre la clé avec vous.
• Bien penser à remettre ensuite la clé sur le tiroir-caisse, sinon ça marche beaucoup moins bien...

Caisse et paiements

• Le fond de caisse doit toujours être de 100€
• Le fond de caisse en rozo
• Paiement acceptés : espèces, rozos et chèques
• Pour les chèques, demander la carte d’identité
• Pour les paiements par rozo, demander la carte adhérent rozo
  • 1euro = 1 rozo
  • Pas de rendu de monnaie en euro sur un paiement en rozos.
  • On peut rendre la monnaie en rozo sur un paiement en euro mais uniquement à un adhérent rozo.

Seul les adhérents peuvent acheter dans la boutique

Pour le vérifier rien de plus simple, il suffit de suivre la procédure de gestion de la caisse sur Vracoop, tou-te-s les adhérent-e-s sont enregistrés dans la caisse. Si c’est un-e nouvel-le adhérent-e, après avoir fait son adhésion avec le formulaire papier, vous pouvez l’ajouter directement dans "VraCoop" (ERP logiciel de caisse et de stock) en suivant la procédure du Gestion de la caisse.

Gestion de la réserve

• Ne laisser aucun produit au sol
• Toujours mettre les produits dans un carton
• Suivre les instructions de nettoyage _____

Nettoyage

En fin de matinée jeudi et à la fermeture jeudi, vendredi, samedi

• Passer l’aspirateur dans tout le local
• Nettoyer le sol avec le produit et la matériel prévu

Au cours de la journée : nettoyer le sol si des produits sont tombés, un aspirateur, du matériel et des produits d’entretiens sont à votre disposition.

Suivre les indications du/es tableau/x hygiène qui se trouvent ____

Photo tableaux hygiène

Fermeture du local

Transmission des clés

/!\ Au début du dernier créneau en fin de journée, organiser la transmission de clés :
Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les « maîtres des clés » en cas d’impossibilité de votre part de celle de la personne qui ouvre. 
/!\ Vous êtes responsable de la bonne transmission des clés, vous devez trouver une solution.

Étapes de fermeture

• Fermer le rideau et la porte de devant.
• Appuyer sur le bouton sur la colonne près de la vitrine pour bloquer l’ouverture des portes coulissantes.
• Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
• Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos (n’oubliez pas la machine à café).
• Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
• Compléter le carnet de bord en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
• Éteindre les lumières, fermer la porte arrière et remettre les clés dans la boîte aux lettres.
• Amener les clés de l’immeuble à la personne qui ouvre le jour suivant si c’est la solution qui a été retenue.

Insérer plan avec la numérotation des actions sur le plan.