Ouverture et fermeture de la MiniCoop

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Ouverture du local

/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir obligatoirement planning@lacoopducoin.fr ou de préférence par sms au 06 64 74 13 91.

Comment ouvrir la première porte ?

Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille. Si la personne ne vous a pas remis de clé : utiliser le numéro et l’adresse qu’il vous aura donnés pour récupérer la clé.

Comment ouvrir la porte arrière de la boutique ?

Ouvrir la boite aux lettres et récupérer la clé, sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte). En sortant de l’immeuble se sera la première porte à droite.

/!\Vérifier que la porte se ferme bien derrière vous, par contre attention à ne pas ressortir et laisser les clés dedans car la porte du local se rouvrira pas.

Comment déconnecter l’alarme ?

=> pas encore actif, passer à l’étape suivante Aller tout droit et taper le code individuel de l’alarme

Comment ouvrir la porte de devant (côté client/rue) ?

A droite de l’entrée du magasin sur la colonne de la vitrine, éteindre le voyant rouge pour déverrouiller la porte coulissante automatique.

Ressortir côté rue puis ouvrir le rideau métallique (manivelle manuelle) puis ouvrir les volets dans le bureau et la salle de pause.

Mise en route

  • Allumer la caisse, la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.
  • Si votre binôme est absent-e et que vous n'avez pas ses coordonnées, vous pouvez aller sur le pc du bureau, ouvrir l’outil GRR et contacter la personne manquante (grâce au fichier contact des adhérents.
  • Si son absence se confirme, notez-le dans le carnet de bord des adhérent-e-s, avec la raison si vous avez pu joindre la personne.
  • Vérifier les messages sur le carnet de bord pour vous tenir informé des notes des permanences précédentes.

Réception des marchandises (uniquement le jeudi matin)

Vérifier dans la boîte mail si de nouveaux bons de commande

Entre le samedi soir et le jeudi, des commandes peuvent avoir été envoyées, si c'est le cas vous pourrez imprimer le bon de commande, le déposer dans la bannette prévue dans le bureau, et classer l'e-mail dans le dossier « BC imprimés ».

[photo bannette] [capture dossier boîte e-mail]

Accueil des fournisseurs / livraisons

Pointage des marchandises 

  • Vérification concordance entre BL fournisseur et bon de commande de la coop
  • Vérifier la quantité
  • Vérifier les références
  • Vérifier les dates de péremption 
  • Vérifier la qualité des produits

En cas de problème 

  • Noter l’écart sur le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur et n’hésitez pas à refuser la marchandise que vous ne seriez pas prêt à acheter.
  • Contacter au moins une personne du binôme concerné et renseigner le tableau de suivi.

Les cas de refus systématique 

  • La référence n’est pas sur le bon de commande de la coop
  • La date de péremption est trop courte ou dépassée (voir la norme affichée dans le hall de réception)
  • Produit éventré / mauvaise état

Mise en rayons

Suivre le plan d’implantation type fait par le groupe fournisseur ainsi que lerespect des facing : nombre de produit en façade indiqué sur l’étiquette.

[Photo exemple]

  • Toujours mettre les nouveaux produits ou les plus longues dates au fond.
  • Mettre les produits à date dépassée dans la caisse dans le bureau.
  • Apposer les étiquettes « victime de son succès » en cas de rupture de stock (cela signifie qu’il n’y en a plus en rayon ni en réserve).
  • Mettre les cartons vides pouvant servir à transporter vos courses à disposition à l’endroit prévu à cet effet.

Si la hauteur limite est dépassée plier les cartons et les jeter dans la benne/poubelle prévue à cet effet.

[plan emplacement des espaces de stockage des cartons et cagettes]

Mise en place du vrac

Épices et infusions

En fonction du tableau à disposition dans le tiroir de la balance « précision » et des sachets, préparer les sachets prêts à la vente :

  • Prendre la balance « précision » pour faire la première pesée au gramme près
  • Faire la tare du sachet (soit en posant le sachet puis en appuyant sur le bouton tare, soit en posant le sachet et en déduisant son poids dans le poids total)
  • Préparer les étiquettes en reprenant l'intitulé du produit sur son contenant initial, ainsi que sa composition si elle est précisée
  • Coller l'étiquette sur le sachet et noter la DLUO sur le fond du sachet.
  • Prendre la balance « certifiée » pour apposer l’étiquette prix

=>Pas utilisé pour l'instant

Tâches de vente / gestion de la réserve

Avoir des rayons pleins tout au long de la journée

=> voir étape « mise en rayon ».

Gestion de la caisse

Une formation a été donnée aux Supers-CoinCoin du démarrage qui depuis forment les autres adhérents au fur et à mesure des permanences. Le planning a été prévu de telle manière qu'un-e adhérent-e qui fait sa 1ere permanence sera toujours en binôme avec un-e autre adhérent-e ayant déjà fait un créneau. En cas de doute le manuel est disponible dans le meuble à gauche de la caisse. Vous pouvez aussi trouver sur internet le manuel du logiciel en tapant le lien suivant : https://vracoop.fr/manuel

  • Si vous devez sortir ou vous éloigner de la caisse et que vous êtes seul-e, fermer le tiroir-caisse et prendre la clé avec vous.
  • Remettre ensuite la clé sur le tiroir-caisse.

Caisse et paiements

  • Le fond de caisse doit toujours être de 100€.
  • Paiement acceptés : espèces, rozos et chèques

/!\Seul les adhérents peuvent acheter dans la boutique.

Pour le vérifier rien de plus simple, il suffit de suivre la procédure de gestion de la caisse sur Vracoop, tou-te-s les adhérent-e-s sont enregistrés dans la caisse. Si c’est un-e nouvel-le adhérent-e vous pouvez l’ajouter en suivant la procédure du [manuel de gestion de la caisse Vracoop].

  • Pour les chèques, demander la carte d’identité.
  • Pour les paiements par rozo, demander la carte adhérent rozo.
    • 1euro = 1 rozo
    • On ne rend pas la monnaie en euro sur les rozos.
    • On peut rendre la monnaie en rozo sur un paiement en euro mais uniquement à un adhérent rozo.
    • On ne peut pas la monnaie en euros sur un paiement en rozos.

Gestion de la réserve

Ne laisser aucun produit au sol ou sans carton. Suivre les instructions de nettoyage.

Nettoyage

En fin de matinée jeudi et à la fermeture jeudi, vendredi, samedi : passer l’aspirateur dans tout le local.

Au cours de la journée : nettoyer le sol si des produits sont tombés (aspirateur, produits d’entretiens à disposition. Suivre les indications du/es tableau/x hygiène.

[Photo tableaux hygiène]

Fermeture du local

Passage de clés

/!\ Au début du dernier créneau organiser la transmission de clés : Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les « maîtres des clés » en cas d’impossibilité de votre part de celle de la personne qui ouvre.  /!\ Vous êtes responsable de la bonne transmission des clés, vous devez trouver une solution.

  • Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos'(n’oubliez pas la machine à café).
  • Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
  • Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
  • Compléter le carnet de bord en cas de consigne ou message à faire passer.
  • Fermer le rideau et la porte de devant. Appuyer sur le bouton sur la colonne près de la vitrine pour bloquer l’ouverture des portes coulissantes.
  • Éteindre les lumières, fermer la porte arrière et remettre les clés dans la boîte aux lettres.
  • Amener les clés de l’immeuble à la personne qui ouvre le jour suivant si c’est la solution qui a été retenue.

[Insérer plan avec la numérotation des actions sur le plan.]

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