Ouverture et fermeture de la MiniCoop

Qui sont les Supers-CoinCoin ?

Toutes celles et ceux qui on suivi la formation, ou qui ont simplement acquis assez d'assurance après avoir été formé sur place par un-e autre adhérent-e. Le planning a été prévu de telle manière qu'un-e adhérent-e qui fait sa 1ere permanence sera toujours en binôme avec un-e autre adhérent-e ayant déjà fait un créneau et étant en confiance avec son nouveau rôle, donc devenu-e Super-CoinCoin.

Ouverture

/!\ Si jamais vous ne pouvez pas venir à votre créneau merci de prévenir d'URGENCE :

• En envoyant un e-mail au planning@lacoopducoin.fr
• Ou en prévenant la responsable planning, de préférence par sms au 06 64 74 13 91

Ouverture de la première porte

Utiliser la clé remise par la personne qui a fermé la veille. Le passage de clé d'un jour de permanence à l'autre s'organise en fonction des possibilités et disponibilités de chacun, l'essentiel est qu'il n'y ait pas de raté ;)Voir la partie transmission des clés

Entrer dans le local de la MiniCoop

Après être entré-e dans l'immeuble, continuez tout droit pour sortir de l’immeuble par derrière (passer la porte).
En sortant de l’immeuble la première porte bleue à droite vous attend.

/!\ Veillez à bien refermer derrière vous et attention à ne pas ressortir sans les clés, toutes ses portes resteront fermées sans les clés, vous vous retrouveriez "enfermé-e dehors", Super-CoinCé-e :/

S'informer des informations transmises la veille

Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. Il est indispensable de les consulter en arrivant, des informations importantes pour l'ouverture peuvent y être écrites ! En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, il est essentiel de les retrouver pour les consulter puis de les remettre là où ils doivent êtreVoir la partie Classeurs et transmissions des informations

Points de contrôles avant ouverture

En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte les boutons correspondants à l'allumage des lumières

Armoire frigorifique :

• Vérifier que la prise de courant est bien branchée
• Vérifier que la porte du réfrigérateur ferme correctement
• Vérifier que le thermomètre fonctionne bien
• Remplir le document affiché sur l’armoire en indiquant la température relevée

/!\ En cas de relevé de température supérieure à [6°], suivez la procédure de rupture de chaîne du froid Voir la partie Procédure en cas de rupture de chaîne du froid

Ouverture de la caisse

• Allumer l'ordinateur de caisse
• Ouvrir VraCoop Ouverture de la caisse
• Allumer la balance (bouton rouge à droite sous la balance) et le pc du bureau, pas de mot de passe.

Ouvrir la MiniCoop au public

En ouvrant le compteur électrique, vous trouverez dans sa porte :

• Le mode d'emploi du rideau métallique de l'entrée
• Comment mettre en route la porte coulissante

Avant de commencer son créneau

Remplir le planning

Sur le "Planning du jour" imprimé qui se trouve dans le bureau, dans la pochette au mur au dessus de l’ordinateur :

• Faire une croix en face de son nom
• Si vous êtes "remplaçant de dernière minute", notez votre nom prénom

Si un.e adhérent.e inscrit au planning est absent

• Consulter le planning en ligne GRR sur l'ordinateur du bureau, le changement s'est peut-être fait après l'impression du "Planning du jour"
• Si l'absence se confirme, chercher ses coordonnées dans le ["Fichier contact adhérent.e.s"]
• Contacter la personne manquante
• Noter l’absence de la personne et la raison (si vous avez réussi à la joindre) sur le Cahier "Carnet de bord"

Consulter tous les classeurs

Une liste de classeurs est mise à disposition dans les différents points de la MiniCoop qui le nécessitent. En principe ils ont tous un emplacement précis, si jamais ils sont ailleurs, bien les remettre là où ils doivent êtreVoir la partie Classeurs et transmissions des informations

Mettre son badge Coop du Coin

Si vous faites le premier créneau, vous le trouverez dans le bureau, posé devant l'ordinateur. Si vous prenez un créneau en cours de journée, faites le passage de relais avec l'adhérent.e précédent.e

===Vérifier qu'il y a des imprimés d'adhésion vierges dans l'entrée de la boutique, sinon aller en chercher dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]

• /!\Si vous devez sortir ou vous éloigner de la caisse et que vous êtes seul-e, fermer le tiroir-caisse et prendre la clé avec vous.

Bien penser à remettre ensuite la clé sur le tiroir-caisse, sinon ça marche beaucoup moins bien...

Règles de propreté et d'hygiène

• /!\Des instructions sont affichées dans le local pour vous indiquer les procédures
• Signaler dans le classeur « HACCP » toute anomalie Voir la partie Classeurs et transmissions des informations
• Lavez-vous les mains avant de commencer votre créneau puis chaque fois que nécessaire.

[LISTE DES DOCS HACCP]

• Surveillez les DLC et DLUO

[LISTE DES DOCS HACCP]

• Surveiller en permanence les rayons, les sols, et la réserve
• Nettoyer immédiatement en cas de salissures, en particulier : les rayons légumes, les bacs de produits en vrac, la tablette de caisse et la planche à découper le pain.

[LISTE DES DOCS HACCP]

• Si vous videz un carton de la réserve en réapprovisionnant les rayons, ne le laisser pas en désordre
• Tous les produits de la réserve doivent être dans un carton
• Tous les cartons de la réserve contenant des produits doivent être sur des étagères
• Si des cartons sont vides et qu'ils peuvent servir à transporter les courses des adhérent.e.s à, mettez-les disposition dans la zone marquée "Cartons à votre disposition" à l’extérieur de la boutique.
• Ranger les cagettes vides dans la réserve ou mettez-les disposition dans la zone marquée "Cartons à votre disposition" à l’extérieur de la boutique.
• Si la hauteur limite dans cette zone est dépassée plier les cartons et les mettre dans la cours intérieure, idem pour les cagettes.

Gestion des rayons

• Surveiller les rayons et les réapprovisionner au fur et à mesure en allant chercher les produits identiques dans la réserve.
• Respecter des facing : nombre de produit en façade indiqué sur l’étiquette.
• Si vous ne retrouvez pas le produit identique en réserve, vérifiez dans le logiciel de caisse "VraCoop" pour vous assurer qu'il n'y en a vraiment plus (théoriquement, le stock indiqué dans "VraCoop" correspond à la quantité en rayon + quantité en réserve)Contrôle des stocks dans "VraCoop"
• Si le produit est en rupture de stock, mettre dans le rayon à sa place une étiquette "Victime de son succès"
• Toujours mettre les produits avec les DLC ou DLUO les plus éloignées au fond.
• Si la DLC ou la DLUO d'un produit est dépassée, le retirer des rayons et le mettre dans la salle de pause : soit dans le carton inscrit "DLUO/DLC dépassées", soit dans le cas d'un produit frais, noter dessus "DLC/DLUO dépassée" de manière bien visible puis le mettre en bas du frigo marron.
• Si une étiquette est trop abimée, refaites l'étiquette à l'identique (des étiquettes vierges sont dans le rangement à tiroirs gris derrière la porte du bureau.
• Anticiper les risques d’invendus en déclenchant un « SMS à tous » (solution à l’étude)

Gestion du vrac

Épices et infusions

L’équipement est dans un tiroir du bureau, en fonction du tableau à disposition, préparer les sachets prêts à la vente :

• Noter la DLUO sur le fond du sachet, elles sont précisées à l'arrière des grands bocaux de stockage.
• Prendre la balance « précision » pour faire la pesée au gramme près
• Faire la tare du sachet, soit en posant le sachet puis en appuyant sur le bouton tare, soit en posant le sachet et en pensant bien à déduire son poids du poids total pour les plus fort-e-s en math ;)
• Préparer l'étiquette marron pour les infusions, ou rose pour les épices en reprenant l'intitulé du produit, ainsi que sa composition si elle est précisée.
• Coller l'étiquette sur le sachet.

Caisse et paiements

• Le fond de caisse doit toujours être de 100€
• Le fond de caisse en rozo
• Paiement acceptés : espèces, rozos et chèques
• Pour les chèques, demander la carte d’identité
• Pour les paiements par rozo, demander la carte adhérent rozo
  • 1euro = 1 rozo
  • Pas de rendu de monnaie en euro sur un paiement en rozos.
  • On peut rendre la monnaie en rozo sur un paiement en euro mais uniquement à un adhérent rozo.

Seul les adhérents peuvent acheter dans la boutique

Pour le vérifier rien de plus simple, il suffit de suivre la procédure de gestion de la caisse sur Vracoop, tou-te-s les adhérent-e-s sont enregistrés dans la caisse. Si c’est un-e nouvel-le adhérent-e, après avoir fait son adhésion avec le formulaire papier, vous pouvez l’ajouter directement dans "VraCoop" (ERP logiciel de caisse et de stock) en suivant la procédure du Gestion de la caisse.

Gestion de la réserve

• Ne laisser aucun produit au sol
• Toujours mettre les produits dans un carton
• Suivre les instructions de nettoyage _____

Nettoyage

En fin de matinée jeudi et à la fermeture jeudi, vendredi, samedi

• Passer l’aspirateur dans tout le local
• Nettoyer le sol avec le produit et la matériel prévu

Au cours de la journée : nettoyer le sol si des produits sont tombés, un aspirateur, du matériel et des produits d’entretiens sont à votre disposition.

Suivre les indications du/es tableau/x hygiène qui se trouvent ____

Photo tableaux hygiène

Fermeture

Transmission des clés

/!\ Organiser la transmission de clés avant de venir faire votre créneau de fin de journée
Ouvrir le planning, récupérer l’adresse, le numéro des personnes qui ouvrent le jour suivant et convenir d’un moment d’échange (vous y aller ou ils viennent). Prévenir les «responsables des clés de secours» en cas d’impossibilité de votre part ou de la personne qui fera l'ouverture suivante. 
/!\ La personne qui fait le créneau du soir est responsable de la bonne transmission des clés, elle doit trouver une solution.

Fermeture au public

• Fermer le rideau et la porte de devant, la procédure est indiquée dans la porte du tableau électrique.
• Retirez votre badge et posez-le sur le bureau, devant l'ordinateur.
• Vérifier qu'il reste des bulletins d'adhésion vierges dans le bureau [emplacement du stock des bulletins ?]. S'il en reste moins d'une vingtaine, notez-le sur le classeur correspondant ou sur Framateam suivant la procédure de transmission des informations. Voir la partie Classeurs et transmissions des informations

Fermeture de la caisse

• Ouvrir de caisse
• Sur la caisse principale, fermer la session et cliquer sur modifier

• Compter le fond de caisse

• Emporter la caisse et aller dans le bureau
• Compter les rozos et indiquer le chiffre dans le cahier rouge
• Vérifier le fond de caisse. Si différence, on recompte deux fois et on modifie le fond de caisse (indiquer sur le carnet de bord s'il y a une erreur)
• Noter les comptes sur un papier pour gagner du temps et pouvoir faire l'enregistrement dans VraCoop ensuite
• Laisser le fond de caisse prévu pour l'ouverture et refermer le tiroir caisse
• Enregistrer le nombre de pièces et billets dans la session VraCoop

Un.e Piscou se chargera de clore la session de caisse de "VraCoop"

Fermeture du local

• Vérifier la présence de la clé sur le tiroir-caisse.
• Vérifier l’extinction de tout matériel électrique sauf les frigos (penser à la machine à café).
• Vérifier qu’il n’y ait pas de produit/carton au sol dans la réserve.
• Compléter les classeurs correspondants en cas de consigne ou message à faire passer pour le créneau suivant.
• Éteindre les lumières
• Fermer la porte arrière.
• /!\ Ne partez pas trop vite
• Transmettez les clés suivant la procédure prévue.Voir la partie transmission des clés

Classeurs et transmissions des informations

Pour chaque ligne dont la (dernière) case "Posté sur Framateam" n'est pas remplie :

• Transmettre l'information sur Framateam (une icône sur le bureau de l'ordinateur permet de l'ouvrir directement), sur le canal correspondant. Si vous ne savez pas le faire, demandez à un.e adhérent.e présent.e qui saura, ça peut aussi être l'occasion d'apprendre ;)
• Si vous n'avez pas vos identifiants avec vous pour vous connecter, utilisez les identifiants qui sont affichés sur le panneau au dessus de l'ordinateur.
• Précisez vos nom et prénom dans le message.