Réceptionner des produits livrés à la MiniCoop

Voir les commandes attendues dans "VraCoop"

• Aller dans l’interface d'administration "VraCoop", si l’on est sur une session de caisse, cliquer en haut à droite sur Fermer puis Confirmer.

• Dans l’onglet Entrepôt, menu de droite "Toutes les opérations" cliquer sur le lien x Prêt dans le premier bloc.

Toutes les commandes et donc les livraisons prévues sont à l'écran. En cliquant dessus, vous pourrez voir la Date de livraison prévue.
(Les commandes en état "transféré" ont déjà été livrées et enregistrées)

Avant l'enregistrement dans "VraCoop" des produits livrés

• Compter, ou peser, les produits identiques présents dans la réserve ou en rayon.
• S’il y a une différence (notable) noter l’info dans le classeur Stock". (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

La régularisation sera effectuée par le PICSOU en clôture de journée.
Cette étape est impérative pour que les approvisionneurs puissent travailler en ayant la vision exacte du stock de n’importe où et en temps réel.
La caisse "VraCoop" mettant à jour automatiquement à jour le stock en temps réel, cette étape évite de relever les ruptures de stock éventuelles par le pauvre coopérateur qui ferme la boutique.

Accueil des fournisseurs / livraisons

Dans la Minicoop, les livraisons ont lieu principalement je jeudi matin, jour de livraison demandée aux fournisseurs, mais une livraison peut aussi arriver à d'autres moments.
Il est important de la traiter rapidement.

Pointage des marchandises

• Les Bons de Commande doivent se trouver dans la bannette "BC"
• Vérification la concordance entre le Bon de Livraison fournisseur et le Bon de Commande de la Coop
• Modifier la date de livraison prévu sur le si elle est différente
• Vérifier la quantité
• Vérifier les références
• Vérifier les dates de péremption
• Vérifier la qualité des produits
• Pointer les produits sur le Bon de Commande

Les cas de refus systématique

• La référence (le produit) n’est pas sur le Bon de Commande de la Coop
• Produit éventré / mauvais état
• La date de péremption est trop courte ou dépassée (voir la norme ci-dessous et affichée dans le hall de réception):

• Renseigner le "classeur Fournisseurs". (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)

Tout noter sur le Bon de Livraison du fournisseur

• Les quantités réellement livrées si elles dont différentes
• Toutes les remarques qui vous semblent nécessaires
• Notez la date, l'heure, vos nom et prénom, noter « contrôle physique » puis signez
• Déposez le Bon de Livraison dans la dans la bannette "BL contrôlés physique".

Enregistrer une livraison dans "VraCoop"

En suivant le même chemin que pour "Voir les commandes attendues dans "VraCoop" (voir la 1ère partie de ce chapitre).

• Cliquer sur la commande correspondante à la livraison en cours (le numéro de commande devrait figurer sur le bon de livraison fournisseur, si ce n'est pas le cas, notez-le).
• Cliquer sur Transfert

• Prenez connaissance du "Message approvisionneur" notamment au sujet de « Modifications de prix ».
  

Si besoin, utilisez le curseur sur la droite de la fenêtre pour bien aller jusqu'en bas et voir les messages éventuels (voir ci-dessous, Exemples de "Messages approvisionneur" ).

• Si la quantité livrée est inférieure à la commande, cliquer sur la quantité pour la modifier :

Votre saisie créera automatiquement une commande complémentaire. Vous n’avez rien d’autre à faire.
L’approvisionneur la verra en consultant "VraCoop" et prendra la décision de l’annuler ou d’attendre la livraison complémentaire.

• Cliquer sur Appliquer.
  

La livraison est enregistrée, le stock est automatiquement mis à jour (on peut vérifier dans l’onglet Point de vente, menu de droite : Articles)

Exemples de "Messages approvisionneur"

• "Boulgour blé dur passe de 2.1 à 2.25"

L'adhérent.e en boutique doit :

• • Changer le prix dans Vracoop (voir la rubrique ci-dessous "Changement de prix d’un article existant")
  • Changer le prix sur l’étiquette

• "Pommes de Terre Domhéry prix déjà mis à jour"

L'adhérent.e en boutique doit :

• • Mettre l’étiquette à jour dans les rayons

• "Nouveau produit" : Pamplemousse bleu d’Auvergne, le PV est déjà saisi sur "VraCoop"

L'adhérent.e en boutique doit :

• • Créer l’étiquette pour le nouveau produit en respectant bien toutes les informations nécessaires (prendre modèle sur une autre étiquette si besoin
  • Mettre le produit en rayon dès réception

Changement de prix d’un article existant

Il arrive qu’un article existant change de prix d'une commande à l'autre.
Avant que la livraison soit mise en rayon il faudra donc simultanément :

• Changer le prix sur l’étiquette dans les rayons
• Changer le prix de vente de l’article dans "VraCoop" (pour la caisse)

La majorité des adhérent.e.s en boutique n’ont pas les droits pour changer les prix dans "VraCoop", il faudra donc :

• Renseigner une ligne dans le classeur "Changement de prix" (Voir la page Transmettre les informations, utilisation classeurs)
• Le changement sera fait dans "VraCoop" après la fermeture au public avec l’aide d'un Picsou

Néanmoins, si le changement de prix très légèrement supérieur ou inférieur :

• On peut accepter le risque mineur de vendre une partie des articles au "mauvais prix".
• La nouvelle livraison pourra donc être exceptionnellement mise en rayon.
• Dans ce cas, le changement de prix se fera après la fermeture, ou lorsqu'un.e prochain.e adhérent.e ayant les droits dans "VraCoop" arrivera.

Etiquetages

Le nom de l’article sur l’étiquette doit être identique à celui enregistré dans "VraCoop".

Exemples d'étiquetage :

• Boulgour blé dur

2.10 / Kg (prix de vente saisi dans "VraCoop" ou noté sur le Bon de Commande par l’approvisionneur)

• Chocolat lait bio Ethiquable 100g

1.93 / unité (prix de vente saisi dans "VraCoop" ou noté sur le Bon de Commande par l’approvisionneur) 19.3 / Kg (calculé par le coopérateur en boutique)

• Huile olive vierge extra vrac certifiée sans intrant

9.49 / Kg (prix de vente saisi sur l'article ou noté sur le Bon de Commande par l’approvisionneur) 8.73 / litre (prix de vente calculé et saisi sur l’article ou noté sur le BC par l’approvisionneur) (La densité de l’huile est 0.92 kg / litre : donc 9.49 € / litre x 0.92 kg / litre = 9.49 € / kg

Mise à jour des informations à la caisse

Lorsqu’une session de caisse est ouverte et que l’on est sur l’interface de caisse, celle-ci devient indépendante de l’interface administration.
Par exemple, si l’on crée une nouvelle fiche article dans le bureau, qu'on change un un prix ou la fiche d'un adhérent depuis l’interface administration, la session de caisse en cours ne verra pas les nouvelles données.
Pour recharger les mises à jour, il faut fermer et rouvrir l’interface de caisse avec le bouton en haut à droite de l'écran de caisse (cliquer 1 fois pour Fermer, puis 1 autre fois pour Confirmer).


Pour revenir vers la session de caisse en cours, dans l’onglet Point de vente, cliquer sur Continuer la session